Joitakin päiviä sitten mediassa iloittiin, kun S&P
säilytti Suomen luottoluokituksen AAA:ssa ja arvioi näkymät vakaiksi. Hyvä
niin, mutta jostakin syystä en aivan jaa tätä optimismia ja euforiaa. Valtion
budjetti vuodelle 2013 on 7 miljardia alijäämäinen. Se merkitsee 13 % vajausta.
Vuodelle 2012 oli budjetoitu 7,4 miljardin alijäämä, mutta toteutunut alijäämä oli
8,7 miljardia. Koska talouden näkymät
ovat heikommat kuin budjettia laadittaessa ja laskusuunta on jyrkkenemässä,
alijäämä tulee kasvamaan selvästi budjetoitua suuremmaksi, mikäli korjaaviin
toimiin ei ripeästi ryhdytä. Arviot liikkuvat siinä 9 miljardin paikkeilla. Valtion
velka kasvaa nopeasti ja se tulee johtamaan ennemmin tai myöhemmin
luottoluokituksen alenemiseen, korkojen nousuun ja velanhoitokustannusten
jyrkkään nousuun. Perinteisen viisauden mukaan tällaisessa tilanteessa pitää
lisätä tuloja, vähentää menoja tai molempia. Jos sitä ei tehdä
oma-aloitteisesti ja hallitusti, se täytyy tehdä myöhemmin pakon edessä,
äkkijyrkästi ja paljon huonommin hallitusti. Lykkääminen lisää kipuja.
Suomen kansantuotteen kasvu on pysähtynyt ja verotuksen taso
on jo nyt Euroopan korkeimpia. Eurooppa puolestaan on poikkeuksellisen korkean
verotuksen maanosa. Tulojen lisääminen verotusta kiristämällä on siis vaikeaa,
kenties jopa mahdotonta, koska verotuksen
kiristäminen johtaa helposti taantuman jyrkkenemiseen ja verotulojen laskuun. Menojen
vähentäminen tuntuisi siis järkevämmältä vaihtoehdolta. Valitettavasti menojen
leikkaukset ja säästäminen ovat monille poliitikoille ne kaikista rumimmat kuviteltavissa
olevat sanat. Heidän näkemyksensä mukaan leikkaukset tarkoittavat julkisten
palveluiden heikennyksiä ja hyvinvointiyhteiskunnan alasajoa. Julkisten
palveluiden tasoa moititaan nykyiselläänkin kovin heikoksi, eikä palvelujen heikentäminen
tietenkään ole mitenkään innostava vaihtoehto. Olisi ihanteellista, jos säästöjä
voitaisiin toteuttaa julkisten palveluiden tasoa heikentämättä. Se voi tapahtua
oikeastaan vain tuottavuutta parantamalla. Jos katsotaan, että valtion tehtävä
on tuottaa mahdollisimman paljon hyvinvointia mahdollisimman monille,
tuottavuuden parantaminen tarkoittaa sitä, että on kyettävä tuottamaan enemmän
hyvinvointia pienemmillä kustannuksilla.
Tuottavuuden parantamisen tarve on toki tiedostettu
valtionhallinnossa. Valtiolla oli jopa tuottavuusohjelma, joka päättyi vuoden
2011 lopussa. Tiedotusvälineiden mukaan se ei kyllä ollut mikään menestys ja valtiontalouden
tarkastusvirastokin esitti varsin voimakasta kritiikkiä. Ohjelmaa kritisoitiin
siitä, että siinä keskityttiin lähes pelkästään henkilötyövuosien karsimiseen
ja se tehtiin monin paikoin sattumanvaraisesti. Sen seurauksena palvelukyky heikkeni
ja henkilöstö joutui kärsimään kasvavista työkiireistä ja stressistä.
Toisaalta, paikoitellen saatiin kyllä tiettävästi hyviäkin tuloksia.
On kolme mahtavaa lakia, jotka pyrkivät vaikuttamaan
tuottavuutta heikentävästi. Yksi näistä on peräti aito luonnonlaki eivätkä
kaksi muutakaan ole juuri sen vähäisempiä. Ne ovat Parkinsonin ensimmäinen
laki, jatkavuuden laki ja alenevan rajahyödyn laki.
Parkinsonin ensimmäisen lain mukaan henkilökunnan määrä
virastoissa kasvaa tasaisella nopeudella riippumatta suoritettavan työn
määrästä. Alaisten määrä kertoo byrokraatin statuksen, joten byrokraatit
pyrkivät huolehtimaan urakehityksestään hankkimalla itselleen lisää alaisia. Yksikön
tehtävien määrällä ei ole vaikutusta henkilökunnan määrän kasvunopeuteen, koska
työ kasvaa täyttämään kaiken siihen käytettävissä olevan ajan ja byrokraatit kasvattavat työn määrää
keksimällä työtä toinen toisilleen. Jos henkilö joutuu kymmenen hengen
yksikössä kirjoittelemaan lausuntoja kolmen kollegansa töihin, sadan hengen
yksikössä hän saa pöydällensä
kolmenkymmenen kollegan hengentuotteet lausunnon antamista varten.
Mekaniikan ensimmäisen peruslain eli jatkavuuden lain mukaan
kappale jatkaa tasaista suoraviivaista liikettä vakionopeudella tai pysyy
levossa, mikäli siihen ei vaikuta ulkoisia voimia tai vaikuttavien ulkoisten
voimien summa on nolla. Organisaatioihin sovellettuna jatkavuuden laki tarkoittaa
sitä, että organisaatio jatkaa entisten tehtäviensä suorittamista entisillä
tavoilla, mikäli ulkoiset voimat eivät puutu sen toimintaan. Tähän eivät
vaikuta maailman muutokset eikä niiden vaikutus sen enempää tehtävien
tarpeellisuuteen kuin toimintatapojen tarkoituksenmukaisuuteenkaan. Maailma
ympärillä muuttuu, mutta organisaatio jatkaa samaa vanhaa rataansa.
Organisaatiotutkijat tietävät kertoa, että suurista organisaatioista löytyy aina
yksiköitä, joiden tarkoitusta kukaan ei osaa sanoa ja joiden tuotoksia ei
käytetä missään. Siitä huolimatta ne jatkavat toimintaansa samalla tavalla kuin
ovat aina ennenkin tehneet.
Alenevan rajahyödyn lain mukaan lisäpanostuksella
saatava lisähyöty pienenee jatkuvasti. Aluksi pienillä investoinneilla saadaan
suuria hyötyjä, koska parannukset kohdistuvat suurimpien tarpeiden
tyydyttämiseen ja pahimpien epäkohtien korjaamiseen. Parannuskohteet ovat aluksi
ilmeisiä ja korjausten tekeminen yleensä suhteellisen helppoa. Kehityksen
jatkuessa parannusten tekeminen muuttuu vaikeammaksi, saavutettavat hyödyt
pienenevät ja niiden aikaansaamiseksi tarvittavat kustannukset kasvavat. Ajan
mittaan päädytään tilanteeseen, jossa investointikustannukset ja toimenpiteiden
sivutuotteena syntyvät haitat kasvavat niillä saavutettavia hyötyjä
suuremmiksi. Investointien kokonaisvaikutus kääntyy negatiiviseksi.
Mitä näiden voimien vaikutus näkyy julkishallinnon
organisaatioiden toiminnassa?
Parkinsonin lain mukaan organisaatio pyrkii jatkamaan
kasvuaan riippumatta siitä, onko sille tarvetta tai tehtäviä. Voidakseen
kasvaa, se tarvitsee rahaa. Yksityisessä yrityksessä kasvun rajat asettaa
tulorahoitus. Organisaation on hankittava tulorahoitusta voidakseen jatkaa
kasvuaan. Julkishallinnossa organisaation on saatava rahansa budjetin kautta. Budjettirahoituksessa
ei ole tulorahoitusta vastaavia automaattisia rajoittimia, mutta organisaatio joutuu
kilpailemaan muiden, samoja rahoja tavoittelevien, niinikään kasvamaan
pyrkivien organisaatioiden kanssa. Sen täytyy
siis pystyä perustelemaan lisääntyvä rahantarpeensa rahainvartijoille. Tähän
sillä on käytettävissään kaksi pääasiallista keinoa. Sen voi kasvattaa näkyvyyttään
ja täten mielikuvaa omasta tärkeydestään tai se voi perustella resurssitarpeitaan
mitattavilla suureilla. Nämä ovat pikemminkin toisiaan täydentäviä kuin
keskenään kilpailevia menetelmiä. Ensimmäinen menettely on tarkoitettu vetoamaan
tunteeseen. Jälkimmäisen tarkoitus on luoda mielikuva objektiivisesti
perustellusta rationaalisesta tarpeesta.
Näkyvyyden kasvattamisen tarkoituksena on synnyttää suuressa
yleisössä sellainen tunnereaktio, joka pakottaa rahanvartijat antamaan
organisaatiolle lisää rahaa. Kansa on
saatava vaatimaan lisää rahaa vaikkapa teiden kunnossapitoon tai poliisien
palkkaamiseen. Tosiasiassa tässä ei kuitenkaan tarvita läheskään aina yleisen mielipiteen
tukea. Riittää, että pystytään synnyttämään mielikuva sellaisesta. Se saadaan
aikaan syöttämällä tiedotusvälineisiin tunteisiin vetoavia tarinoita. Voidaan
julistaa vaikkapa, että "yksikin liikenneonnettomuus on liikaa".
Niinpä täytyy saada uusia, leveämpiä teitä joille asetetaan entistä matalampia
nopeusrajoituksia joiden valvontaan tarvitaan erilaisia uusia automaattisia
järjestelmiä. Vastaavasti jossakin
muussa asiassa " nollatoleranssi on
välttämätön" joten asiaa vahtimaan tarvitaan lisää virkamiehiä ja
järjestelmiä. Tiukan paikan tullen voidaan perustella, että "rahan
ajatteleminen tällaisessa asiassa on moraalitonta ja sydämetöntä". Tällä
voidaan perustella miljardihankintaa, jolla voidaan mahdollisesti säästää yksi
ihmishenki vuodessa.
Keskimääräinen kansanedustaja on taipuvainen uskomaan, että media
edustaa yleistä mielipidettä tai ainakin, että yleinen mielipide seuraa median mielipidettä.
Niinpä rahojen saamiseen ei tarvita sitä yleistä mielipidettä. Hyvät suhteet
muutamiin toimittajiin riittävät. Niiden muutaman toimittajan avulla saadaan
syntymään illuusio yleisestä mielipiteestä, eikä sitten enää tarvitse mitenkään
perustella, miten haluttuun tarkoitukseen käytettävä rahamäärä tuottaisi
enemmän hyötyjä ja onnea kuin saman rahamäärän käyttäminen johonkin muuhun
tarkoitukseen.
Mitattaviin suureisiin perustuvan tavan tarkoituksena on objektiivisilta
ja rationaaliselta näyttävien perustelujen esittäminen budjetin kasvattamiselle.
Yksi konsulttien vakiohokemista on "mitä et mittaa, sitä et paranna".
Siinä on tietysti totuuden siemen, mutta se ei ota kantaa siihen, mitataanko
oikeita asioita ja mitataanko niitä oikein.
Niinpä rahaa kaipaava organisaatio ryhtyy mittaamaan suoritteitaan. Suoritteet
ovat mitattavia suureita jotka kertovat suoritetuista toimenpiteistä, ei
varsinaisista tuloksista. Suoritteiden ei tarvitse olla tarpeellisia eikä
hyödyllisiä. Niiden tärkein ominaisuus on mitattavuus.
Tulokset ovat organisaation lopputuotteita, yleensä asioita
joille on tarvetta ja joista on hyötyä. Organisaation kannalta tulosten
mittaaminen saattaa olla vaarallista. Kustannuksia voidaan verrata hyötyihin, väitetyt
hyödyt voidaan jopa kyseenalaistaa. Kysytään, kannattaako tien parantamiseen
käyttää 50 miljoonaa jos 50 henkilön päivittäinen työmatka lyhenee 5
minuutilla. Ennen pitkää tulee vastaan
myös alenevan rajahyödyn laki, jonka mukaisesti todellisten hyötyjen
näyttäminen tulee kierros kierrokselta vaikeammaksi. Niinpä organisaation
kannalta on turvallisempaa keskittyä tuottamaan ja mittaamaan suoritteita;
hakemusten käsittelykertoja, pidettyjä valistustilaisuuksia, annettuja
koulutustunteja jne. Kysymykset vaikuttavuudesta ja hyödyllisyydestä voidaan
yleensä hoitaa korkealentoisella retoriikalla, jos niitä ei pystytä torjumaan
suoranaisena saivarteluna. Tiukan paikan tullen voidaan vedota siihen, että
kysyjä ei ymmärrä koko asiasta mitään, kun kyselee asioita jotka ovat kaikille
asiaa tunteville itsestään selviä.
Niinpä organisaatio keskittyy tuottamaan ja mittaamaan
suoritteita. Päälliköt hoputtavat alaisiaan tekemään enemmän suoritteita.
Alaiset tuottavat suoritteita hiki hatussa. Kaikille tahoille pystytään
todistamaan, että organisaatiossa ei todellakaan laiskotella vaan kiirettä on
liiankin kanssa. Hyödystä ja vaikuttavuudesta puhuminen olisi tämän kiireen
keskellä erittäin loukkaavaa.
Jatkavuuden lain mukaisesti organisaatio pyrkii jatkamaan sellaisten
asioiden tekemistä joita se on tottunut tekemään, sellaisilla tavoilla joita se
on tottunut käyttämään. Tämä ei riipu siitä, onko näille asioille tarvetta,
onko niille kysyntää tai onko niistä hyötyä. Organisaatio, joka on tottunut
tuottamaan hallinnollisia määräyksiä, pyrkii jatkamaan hallinnollisten
määräysten tuottamista. Organisaatio, joka on tottunut tuottamaan normeja tai
direktiivejä, pyrkii tuottamaan lisää normeja ja direktiivejä. Organisaatio,
joka on tottunut tekemään hallinnollisia laatikkoleikkejä, tekee hallinnollisia
laatikkoleikkejä. Se jolla on vasara, näkee kaikki ongelmat nauloina. Jos
lääkärinaikoja joutuu jonottamaan, laitetaan terveydenhuollon organisaatio
uusiksi. Jos lääkärinaikoja joutuu edelleen jonottamaan, laitetaan
terveydenhuollon organisaatio uusiksi. Jos lääkärinaikoja joutuu yhä
vieläkin jonottamaan - yllätys, yllätys - laitetaan terveydenhuollon
organisaatio uusiksi.
Vähenevän rajahyödyn laki tulee näkyviin, kun organisaatiot
pyrkivät soveltamaan samoja vanhoja temppuja yhä pienempiin ja pienempiin
kohteisiin. Joskus huomattiin, että vakavan onnettomuuden sattuessa olisi hyvä,
jos joku huolehtisi myös ihmisistä. Kun kaikki liikenevät voimavarat käytettiin
itse onnettomuuden hoitamiseen, ihmiset säntäilivät paniikissa ja hätääntyneinä
sinne sun tänne ja huomattiin, että olisi hyvä, jos joku vähän rauhoittelisi
niitä pahimmin hätääntyneitä. Keksittiin kriisiapu. Kriisiavun hoitaminen
organisoitiin ja organisaatio ryhtyi työllistämään ja kasvattamaan itseään.
Niinpä kriisiapua nyttemmin tyrkytetään yhä vähäpätöisempiin kohteisiin ja
yhden ammattiauttajan asemesta niihin toimitetaan ammattiauttajaryhmiä.
Liiketoiminnan volyymi on onnistuttu moninkertaistamaan ja kriisiavun
rynnistyksen kohteiksi joutuneet ihmiset alkavat tarvita kriisiapua kriisiavusta
toipumiseen.
Organisaatiot siis pyrkivät kasvamaan ja samalla
kasvattamaan omaa tehottomuuttaan. Nousukaudet mahdollistavat organisaatioiden
lihomisen ja tehottomuuden lisääntymisen. Nousukaudet eivät kuitenkaan ole
ikuisia, kuten kokemuksesta hyvin tiedämme. Nousukausien jälkeen tulee
laskukausia ja laskukausien aikana tarve leikata ylimääräisiä kustannuksia.
Voisi kuvitella, että laskukausien aikana pyrittäisiin karsimaan vähimmän
tärkeitä kustannuksia ja tämän ansiosta tuottavuus taas parantuisi. näin ei
välttämättä kuitenkaan tapahdu.
Kun rahat vähenevät ja määrärahojen leikkaus uhkaa
organisaatiota, organisaatio ryhtyy puolustautumaan. Tällaisessa tilanteessa suosittu
puolustautumistapa on palvelujen leikkaaminen sieltä, missä leikkaukset
tuntuvat kipeimmiltä. Tästä on organisaatiolle monta etua. Ensiksikin, näin
voidaan todistella, että ollaan jo niin tiukoilla, että joudutaan tinkimään jo aivan
ydinasioistakin. Toiseksi, leikkauksista voidaan nostaa julkinen häly ja tällä
tavoin saada sekä leikkauksista kärsivät asiakkaat, että suuri yleisö
organisaation liittolaisiksi. Jos taktiikka onnistuu, tällä tavoin saadaan
leikatut rahat takaisin budjettiin, parhaassa tapauksessa jopa vähän
enemmänkin. Ehkä kaikkein tehokkain tapa
on budjetin leikkausten kohdentaminen lakisääteisiin palveluihin. Muut
toiminnot säästyvät tällöin leikkauksilta ja lakisääteisten palvelujen kohdalla
budjettiylityksestä tulee suoranainen pakko.
Kun leikkauksissa käytetään juustohöylää, eli
organisaatiolle annetaan menokehys ja se saa itse päättää miten se leikkaukset
kohdistaa, sillä on siis taipumus kohdistaa leikkaukset sinne, missä niistä
aiheutuu eniten kipua ja säästää vähemmän tarpeelliset mutta mukavammat
menokohteet. Niinpä organisaatioon kertyy jatkuvasti roskaa eli sellaisia
toimintoja joista ei ole merkittävää hyötyä, jos hyötyä ollenkaan, mutta jotka
tarjoavat kaikenlaista muuta mukavaa puuhastelua. Kun tarpeellisimmasta päästä
karsitaan, turhimmat jäävät jäljelle. Usein myös vakanssien karsiminen
kohdistuu suorittavaan portaaseen ja päälliköt jäävät. Kun leikkauksissa
käytetään juustohöylää, organisaation tuottavuus ei suinkaan kasva. Se alenee.
Jos ja kun tuottavuutta halutaan parantaa, juustohöylää
parempi työkalu on giljotiini. Tällöin menetellään niin, että etsitään
kustannus/hyötysuhteeltaan huonoimmat organisaatiot ja organisaation osat ja
lakkautetaan ne. Jos niissä on joitakin selvästikin tarpeellisia toimintoja,
siirretään ne johonkin jäljelle jäävään organisaatioon. Tarvittaessa tehtävien
mukana voidaan ehkä siirtää jopa muutamia suoritusportaan ammattilaisia ja asiantuntijoitakin.
Jos giljotiinin käyttö kuulostaa liian
julmalta, menettelyä voidaan tietysti verrata rikkaruohojen kitkemiseen. Jos rikkaruohoista halutaan päästä eroon, ne
on kitkettävä juurineen. Muutaman lehden pois napsaamisesta ei juuri hyötyä
ole.
On tunnetusti helppoa kirjoitella kuinka julkiset menot
paisuvat, tehottomuus kasvaa ja jos vanhaa rataa jatketaan, konkurssi on
edessä. Tällaisten kirjoitelmien tekijöille heitetään oikeutetusti kysymys:
"no miten sinä sitten tämän asian hoitaisit". Muotoiltuaan Parkinsonin ensimmäisen lain, C.
Northcote Parkinson tuli puntaroi tätä samaa kysymystä. Hän tuli siihen
tulokseen, että hänen löytämällään lailla ei ole mitään suoranaista poliittista
arvoa, kuten ei tieteellisillä löydöillä yleensäkään. Kasvitieteilijän tehtävä
ei ole kitkeä rikkaruohoja. Hän kertoo vain kuinka nopeasti ne kasvavat. Jääköön
siis rikkaruohojen kitkijöiden tehtäväksi erottaa rikkaruohot hyötykasveista.